1 Selecção e aquisição de Fundo Documental
2 Procedimentos para tratamento técnico
2.1 Verificação
Quando o documento entra na Biblioteca, e antes de se iniciar o tratamento propriamente dito, deve proceder-se à verificação (se não faltam páginas, a qualidade da impressão, etc.).
2.2 Carimbagem
Todo o documento que dá entrada na biblioteca, qualquer que seja a sua natureza, deve ser carimbado.
O carimbo funciona como uma marca de posse, e têm regras para a sua colocação.
Material impresso – monografias
Deverão existir dois carimbos, de tamanhos diferentes, para utilização específica:
a) Carimbo "composto"
Carimbo de maior dimensão que deve conter: a sigla da escola, um espaço para o registo do número de entrada do documento (nº de registo) e respectiva data, um espaço para o MFN (Master File Number- número atribuído pelo programa de gestão documental) e um espaço para a cota.
Este carimbo deverá ser aposto na contra (canto superior esquerdo).
b) Carimbo de posse ou “simples”
Carimbo mais pequeno, apenas com a sigla da escola, para ser usado na página de rosto, na última página de texto e numa ou mais páginas convencionadas, por exemplo, de 50 em 50 pág. A primeira página predefinida não deverá ser muito alta tendo em conta que existem documentos com poucas páginas.
Nunca um carimbo deve ser colocado em cima de uma imagem ou em página em que possa lesar a mancha de tipográfica; sempre que a página seja ilustrada, o carimbo deverá ser colocado na página imediatamente anterior ou seguinte, evitando a carimbagem sobre ilustrações.
Documentos impressos – publicações periódicas
São carimbadas apenas com o carimbo de posse e da seguinte forma:
Revistas – na 1ª página.
Jornais – Junto ao título
Material não livro: CDs, CD Roms, DVDs e Cassetes Vídeo
O carimbo de registo aplica-se na contracapa.
2.3 Registo
Após ser carimbado, todo o documento deve ser registado com uma numeração sequencial de ordem de entrada.
O registo é uma operação administrativa que tem como objectivo inventariar todo o tipo de documentos que constituem o fundo documental de uma biblioteca.
Antes de se proceder ao registo o documento deve ser analisado para se verificar se é necessário o seu registo, ou se é uma publicação efémera e sem interesse para o qual será suficiente, apenas, o carimbo da instituição.
a) Cada obra tem o seu registo;
b) Várias exemplares da mesma obra têm números de registo diferentes;
c) No caso de uma obra ser publicada em vários volumes, todos terão um nº de registo diferente;
d) Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um registo diferente. No entanto far-se-á um apontamento nas observações do Livro de Registos.
O número deverá não só estar inscrito no livro de registo como também no próprio documento.
As publicações periódicas serão registadas em fichas Kardex, adaptadas para o efeito. A cada ficha corresponderá um título.
As fichas devem ordenar-se alfabeticamente. O conjunto de fichas ordenadas constitui o catálogo de publicações periódicas.
2.4 Catalogação, classificação, indexação e cotação
Catalogação
Define-se a catalogação como a operação que consiste na descrição dos dados bibliográficos associados a um documento (descrição física deste), com a finalidade de o identificar para posterior recuperação. Para a concretização dessa descrição serão usadas as ISBDs (International Standard Bibliograph Description), e as RPC (Regras Portuguesas de catalogação) que estabelecem os elementos necessários para descrever e identificar um documento, a sua ordem na descrição bibliográfica, o conhecimento das fontes de informação donde se retiram os elementos e um sistema de pontuação aplicável a essa descrição.
Para que uma futura permuta de informações bibliográficas fosse possível a catalogação automatizada é feita com um software em formato UNIMARC, sendo este um sistema de códigos internacionais que permitem a legibilidade de dados bibliográficos registados em suporte electrónico e que está conforme a norma ISO 2709. Este formato segue as normas de descrição bibliográficas internacionais.
Classificação
Consiste em fazer corresponder um código numérico de um sistema de classificação a um determinado assunto, contribuindo para que os documentos, a partir de um catálogo, sejam facilmente localizáveis nas estantes.
A classificação do material livro está de acordo com a Tabela de Classificação Decimal Universal (CDU).
Os registos sonoros são classificados com base na Classificação de Registos Sonoros – BDVP (bibliotecas e discotecas da cidade de Paris). Para o efeito foi criada uma tabela de classificação simplificada da BDVP.
Os registos audiovisuais são classificados com base na Tabela de Classificação da FIAF (Federação Internacional de Arquivo de Filmes) e Tabela de Autoridades da CDU.
Indexação
A indexação é um procedimento que consiste em identificar e descrever o conteúdo de um documento através de palavras-chave (descritores).
Os descritores são termos obtidos com o auxílio de um Thesauri, de modo a assegurar um carácter universal, com o objectivo de recuperá-los posteriormente.
A indexação desenvolve-se nas seguintes etapas:
Tomar conhecimento do conteúdo através de uma leitura rápida (em diagonal) sem esquecer as ilustrações. Para este primeiro nível de análise existem zonas do documento que de imediato fornecem pistas, tais como a capa, onde o título poderá ser mais ou menos equívoco, e a contracapa e badanas, onde se poderá encontrar o resumo da obra ou excertos de comentários críticos, a página de rosto e o índice.
Determinar o assunto principal do documento. Numa segunda leitura mais detalhada relevar as noções mais específicas e determinar a pertença do documento a uma área específica do saber. Segue-se nessa perspectiva de aprofundamento a procura de elementos na introdução e na conclusão assim como nos subtítulos dos capítulos, e a análise detalhada de algumas das páginas.
Identificar os elementos do conteúdo que devem ser descritos e retirar os termos (palavras-chave) correspondentes.
Verificar se estes termos são adequados;
Converter os termos da linguagem natural em linguagem documental;
Verificar a pertinência dos termos escolhidos;
A análise dos diferentes documentos e a determinação do seu conteúdo e escolha dos termos pertinentes para a indexação deverá ser feita de acordo com a NP3715, equivalente portuguesa da norma ISSO 5963.
As linguagens documentais adoptadas terão por base a Lista de Cabeçalhos de Assunto para Bibliotecas e as notações da tabela CDU.
2.5 Cotação e Arrumação nas estantes
Cota
Após a classificação e catalogação dos documentos são cotados.
A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um código que permite a sua arrumação nas estantes e a posterior recuperação por parte do utilizador.
A cota é atribuída da seguinte forma:
Material Livro
Uma notação numérica da CDU simplificada;
Ex.: 82-31 (Literatura - Romance)
As três primeiras letras do apelido do autor ou, no caso de obras anónimas ou com mais de três autores expressos, as três primeiras letras do título.
Depois de ser atribuída uma cota a cada documento, aquela inscreve-se numa pequena etiqueta que se cola na lombada do documento a 1 cm da base e sobre a qual é colocada uma pequena etiqueta plástica autocolante incolor (para protecção da cota).
A cota é escrita também, a lápis, no carimbo composto aposto na contra capa do documento, o qual contempla um pequeno espaço para o efeito.
Material Não-Livro
Para o material multimédia e audiovisual serão colocadas as seguintes informações:
Tipo de material (CD-Rom; VHS; DVD; CD-Áudio);
Notação simplificada do sistema de classificação adoptado conforme o tipo de documento (CDU e FIAF - audiovisuais; BDVP- registos sonoros).
As três primeiras letras do apelido do autor ou do título (conforme o caso especifico).
A cota é escrita também, a lápis, no carimbo composto colocado na contracapa do documento.
Arrumação
Depois de todo o tratamento o documento deverá ser arrumado em local próprio, consoante o seu tipo, seguindo um critério temático de acordo com a indexação e com a organização do espaço físico da Biblioteca.
Para o documento ser arrumado deve ter tido o tratamento técnico acima descrito: carimbagem, registo, catalogação, classificação, indexação e cotação.
A arrumação é feita por assuntos, por ordem alfabética e em modelo de livre acesso.
Material Livro
As etapas para a arrumação são as seguintes:
Identificar os grandes temas dos documentos entrados na Biblioteca;
Seguir as grandes divisões da CDU (Guia do Utilizador/CDU simplificada);
Produzir títulos, que servirão para identificar as estantes e prateleiras;
Os documentos são arrumados pela cota (=notação da CDU) e alfabeticamente.
As estantes devem ter a indicação das grandes classes da CDU, e dentro delas, podem ser feitas as subdivisões que se considerem necessárias:
A colocação de fundos nas estantes obedece ainda ao seguinte critério: da esquerda para a direita e de cima para baixo.
Material não-livro
Os documentos audiovisuais (cassetes vídeo e áudio, DVDs, CDs e CD-Rom) encontram-se arrumados em armários fechados, para não serem manuseados directamente pelo utilizador.
Apenas as caixas estarão expostas, em expositores identificados por temas, para que o utilizador possa escolher o que pretende;
As VHS, CD-Roms e os CDs áudio, são separados por temas e arrumados por ordem alfabética tendo sempre em conta os elementos indicados na cota.
Material acompanhante
O material acompanhante deverá manter-se-á junto do documento impresso correspondente.
3 Difusão da Informação
Elaboração e envio do boletim informativo da Biblioteca.
Exposição das últimas aquisições.
AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE CABANAS DE VIRIATO
